「仕事量が多すぎて手が回らない…」
「どれからやればいいかわかんない！」
特に繁忙期などでありがちですが、仕事が溜まって山積みになるケース。
社会人であれば経験したことのある人も多いハズ…
今ある仕事を終わらそうとしても、次々に仕事を押し付けられた時には書類ごと燃やしたくもなりますよね。笑
そういった危険な思考は一旦置いておいて、仕事に優先順位をしっかりつけるというテクニックを利用しましょう。
「あの人この多忙な時期なのに、仕事がほとんど終わっている。なんで？」
こう周囲から思われるためには、優先順位をつけ効率よく仕事をこなす事がポイントです。
目次
仕事の優先順位をつける５つの方法
仕事に優先順位をつけることで、要領よく仕事をこなすことができるようになります。
優先順位をつける方法については下記の５つ。
- 急ぎの仕事と、時間に猶予のある仕事をリスト化する
- 簡単に終わる仕事は、すぐに対処し溜め込まない
- 予定を立てて行動するよう心がける
- 無理な時は仕事を振る
- 仕事終わりに次の日の予定も立てておく
それぞれ順にまとめていきます。
１）急ぎの仕事と、時間に猶予のある仕事をリスト化する
特に繁忙期などでは、仕事が山積みになりどれから手をつけて良いかわからなくなります。
また仕事に追われる事で、本来急ぎでやらなければいけない仕事を忘れ後になって気づくということも少なくありません。
- 急ぎで終わらせるべき仕事と、少々余裕のある仕事を分けリスト化してみてください。
リスト化することで一目見ただけで把握ができ、終わった仕事は削除していけばミスなく効率よく仕事ができるようになります。
２）簡単に終わる仕事は、すぐに対処し溜め込まない
簡単に終わる仕事は、すぐに対応し早めに終わらせておきましょう。
途中で仕事を振られた場合などは後回しにしがち。
後回しにしてしまうと、仕事が溜まってしまいますよね？
仕事が溜まっていけば最終的にモチベーションの低下につながり、仕事のスピードが低下する傾向にあるので注意しましょう。
３）予定を立てて行動するよう心がける
リスト化した仕事の中で、いつやるのか簡単に予定を立てておく。
期限内に全て終わらせられるよう、時間の管理はしっかり行いましょう。
予定に合わせて行動することで、忙しい中でもある程度心に余裕を持って行動することが可能。
「あの人…なんか焦ってなくて余裕感がある。」と仕事に追われていない人は、しっかりと予定を立てて行動している人です。
４）無理な時は仕事を振る
予定を立てて考えた結果、仕事がどうしても期日内に終わらないという場合。
こういった場合は無理をせず仕事を振ることも考えましょう。
人にはそれぞれ得意科目というものがあります。同僚や部下などと、効率よく仕事が終えられるよう分かち合うことも大切です。
５）仕事終わりに次の日の予定も立てておく
仕事終わりに翌日の予定を立てておくことも大切なポイント。
当日新たな仕事が舞い込んできた時など、当初の予定から多少の狂いは日常茶飯事な職場も多いです。
予定を立てた後リストにまとめておいたり、スケジュールやモバイルカレンダーなどにでも書いておきましょう。
次の日に予定を確認した時、一目でわかるようにしておくと、すぐに仕事に取り組むことができます。
その他に要領よく仕事を終わらせるための大切なコトって？
仕事に優先順位をつけると、効率よく仕事を終わらせることが可能になるでしょう。
さらにプラスしてもっと早く仕事を終わらせるコツって知っていますか？
それは自分自身のモチベーションを高めるということ。自分自身が万全の体調で仕事に臨むことで、明らかに仕事の効率化に違いが出ます。
- 適度に休憩を取る
- 無駄な努力はしない
- 十分な睡眠をとる
- 休暇は思いっきり遊ぶ
可能な限り体調管理をしっかりとし、万全の状態で仕事をする。
自分自身のストレスケアは大切で、仕事に直結する項目。
当たり前の事ですが、できていない人も多いので、一度意識してみると良いでしょう。
まとめ
仕事の優先順位をつける事で、効率よく仕事をする事が可能。
仕事ができる人というのは、だいたいどの職場でも要領よく仕事をこなせる人の事を指します。
段取りよく仕事を行う事で、他の職場の人間とは差が生まれるのは事実です。
仕事の優先順位のつけ方を身につけ、仕事に追われる事がない日々を目指しましょう。
